Q2/2022 - COVID-Dokumente datenschutzgerecht löschen

Datenschutzrechtlich ist vorgeschrieben, dass Abfragen zum Impf-, Genesenen- oder Teststatus im Kontext des Corona-Virus spätestens am Ende des sechsten Monats nach ihrer Erhebung gelöscht werden müssen.

Um dieser Regelung zu entsprechen, können Sie Ihre Dokumente im Athena-Dashboard nach COVID-19-Dokumenten filtern. Löschen können Sie die Dokumente entweder einzeln oder alle mindestens sechs Monate alten COVID-19-Dokumente auf einmal.

Hier einbegriffen sind die Athena-Standardvorlagen 'Besondere Gesundheitsfragen bezüglich COVID-19' und 'Besondere Gesundheitsfragen bezüglich COVID-19' (mit Impf-Fragen). Filter- und Löschbar sind auch die Dokumente aller Vorlagen, die beim Erstellen des Dokumentes im Titel 'Besondere Gesundheitsfragen bezüglich COVID-19' (in dieser Groß- und Kleinschreibung) enthalten, also etwa duplizierte Vorlagen, deren Titel nicht grundlegend geändert wurden. Die Formulierung muss irgendwo im Titel vorkommen, damit die Dokumente einbezogen sind. Damit keine gesetzlich aufzubewahrenden Anamnese-Daten gelöscht werden, sind Vorlagen, die 'Anamnese' im Titel enthalten, nicht löschbar.

Nicht löschbar sind also z. B. die Titel:

• 'Gesundheitsfragen bezüglich COVID-19'
• 'Besondere Gesundheitsfragen und Antworten bezüglich COVID-19'
• 'Anamnese und Besondere Gesundheitsfragen bezüglich COVID-19'
• 'Neue besondere Gesundheitsfragen bezüglich Covid-19'

Löschbar wären etwa Dokumente der Vorlagen:

• 'Besondere Gesundheitsfragen bezüglich COVID-19 (Praxis Dr. Beispiel)'
• '(ab März 2021) Besondere Gesundheitsfragen bezüglich COVID-19'
• 'Besondere Gesundheitsfragen bezüglich COVID-19 (mit Impf-Fragen und Daten)'

Möchten Sie andere COVID-Dokumente löschen, bei denen dies unter diesen Kriterien nicht möglich ist, schalten wir sie gerne für Sie frei. Rufen Sie uns dazu an oder schreiben Sie uns eine E-Mail unter 04352 / 9171 - 72 bzw. athena@dampsoft.de. Zur schnelleren Bearbeitung nennen Sie uns gerne die Identifikationsnummern der betroffenen Vorlagen. Sie finden diese, indem Sie in der Vorlagenliste Ihres Dashboards die entsprechende Vorlage mit Bearbeiten im Editor öffnen. In der dann in Ihrem Browser angezeigten URL-Adresse steht hinten eine Nummer. Z. B. in der URL 'https://dashboard.athenaapp.de/external/document_templates/20351/edit'
wäre die Vorlagen-ID 20351.

Wir schalten die Vorlage innerhalb von 4 Wochen nach der Meldung dieser ID zum Löschen frei.

1. Dokumentenliste

Um zur Liste aller Dokumente Ihrer Patient*innen zu gelangen, klicken Sie hier und loggen sich ggfs. ein. Alternativ klicken Sie auf der Startseite des Dashboards unter 'Dokumente' auf Ansehen.

2. Einzelne COVID-19-Dokumente löschen und nach COVID-19-Dokumenten filtern

Anders als bei anderen Dokumenten in der Liste finden Sie neben COVID-19-Dokumenten einen Button Löschen. Um ein Dokument endgültig aus Athena zu löschen, wählen Sie Löschen und bestätigen Sie im Pop-up-Fenster.

Um die entsprechenden Dokumente schneller zu finden, klicken Sie auf den Kasten links neben 'Nur Covid-Dokumente anzeigen', um dort ein Häkchen zu setzen. In der Liste sehen Sie dann nur noch die Athena-COVID-19-Dokumente. Mit einem weiteren Klick auf den Kasten werden Ihnen wieder all Ihre Dokumente angezeigt.

3. Dokumente löschen

Neben dem einzelnen Löschen von Dokumenten haben Sie auch die Möglichkeit, alle datenschutzrechtlich zu entfernenden Dokumente in einem Schritt zu löschen. Wählen Sie dafür Alle Covid-Dokumente älter als 6 Monate löschen.

Es erscheint ein Bestätigungsfenster, das die Namen der Vorlagen auflistet, deren Dokumente gelöscht werden.

Sind keine entsprechenden Dokumente vorhanden, erscheint auch dazu ein Hinweis. Sie können Dokumente, die weniger als 6 Monate alt sind, auch wie unter 2. beschrieben manuell löschen.

Nach der Bestätigung sind alle Dokumente, deren Vorlagentitel aufgelistet sind und deren Erstelldatum mehr als 6 Monate zurückliegt, unwiderruflich aus Athena gelöscht. Überprüfen Sie auch die Dokumentzahlen links unter der Liste, um dies zu überprüfen. Diese spiegelt auch wieder, wie viele Covid-Dokumente herausgefiltert werden, wenn das entsprechende Häkchen gesetzt ist.